Dalam hal surat-menyurat mungkin sudah menjadi hal yang sangat akrab di telinga kita, saat ini proses persuratan telah di dominasi menggunakan peralatan canggih seperti komputer.
Seringkali seorang sekretaris dihadapkan dengan masalah mengirim surat dengan tujuan yang sangat banyak, misalnya surat undangan. Oleh karena itu untuk mempermudah pembuatan surat tersebut, Microsoft Office menyediakan fitur dimana anda dapat membuat dokumen dengan mengganti bagian khusus dari bagian dokumen tersebut. Contoh ketika anda ingin membuat surat undangan, anda dapat membuat cukup 1 surat kemudian membuat daftar nama yang akan diundang lalu semua nama tersebut akan dimasukkan secara otomatis.
Kemudian akan muncul jendela New Address List langsung klik Customize Columns... dan akan muncul jendela Cusomize Address List, hapus semua Field Names hingga tersisa satu field saja.
Setelah tersisa satu field, rename field tersebut sesuai keinginan anda lalu klik OK.
Lalu akan kembali ke jendela New Address List, pada kolom Tujuan Surat silahkan tambah dengan nama tujuan surat tersebut, sebagai contoh pada gambar berikut saya isi dengan Nama 1, Nama 2 dan Nama 3.
Kemudian akan muncul jendela untuk menyimpan, simpan address list yang telah anda buat dengan nama yang anda inginkan.
Setelah list yang anda buat tersimpan anda bisa langsung memasukkan field ke dokumen. Misalnya pada gambar berikut bagian yang di blok warna biru adalah bagian yang akan diganti dengan field Tujuan_Surat. Klik tab Mailings, pilih Insert Merge Field lalu klik nama field yang telah anda buat tadi.
Maka tampilannya akan menjadi seperti berikut ini, teks Tujuan_Surat merupakan field yang nantinya akan diganti dengan address list yang telah dibuat tadi.
Untuk menyelesaikan dan lanjut dengan memasukkan list address ke field tadi, masih pada tab Mailings klik Finis & Merge lalu pilih sesuai keinginan anda. Edit Individual Eocuments... untuk membuat dokumen baru dengan semua field telah dimasukkan, Print Documents... mencetak dokumen dengan field diganti dengan list address, dan Send E-mail Messages... yaitu mengganti field dengan list address kemudian mengirimnya ke alamat email.
Sekian dari saya, jika ada pertanyaan, saran maupun kritik, sampaikan di kotak komentar dibagian paling bawah halaman ini atau melalui page Contact. Terima kasih
Seringkali seorang sekretaris dihadapkan dengan masalah mengirim surat dengan tujuan yang sangat banyak, misalnya surat undangan. Oleh karena itu untuk mempermudah pembuatan surat tersebut, Microsoft Office menyediakan fitur dimana anda dapat membuat dokumen dengan mengganti bagian khusus dari bagian dokumen tersebut. Contoh ketika anda ingin membuat surat undangan, anda dapat membuat cukup 1 surat kemudian membuat daftar nama yang akan diundang lalu semua nama tersebut akan dimasukkan secara otomatis.
Benarkah? Bagaimana caranya?Pertama-tama buka dokumen yang akan anda buat secara massal. Disini saya mengambil contoh dokumen sampul amplop surat. Setelah dokumen terbuka buka tab Mailings kemudian pilih Select Recipents lalu klik Type New List....
Kemudian akan muncul jendela New Address List langsung klik Customize Columns... dan akan muncul jendela Cusomize Address List, hapus semua Field Names hingga tersisa satu field saja.
Setelah tersisa satu field, rename field tersebut sesuai keinginan anda lalu klik OK.
Lalu akan kembali ke jendela New Address List, pada kolom Tujuan Surat silahkan tambah dengan nama tujuan surat tersebut, sebagai contoh pada gambar berikut saya isi dengan Nama 1, Nama 2 dan Nama 3.
Kemudian akan muncul jendela untuk menyimpan, simpan address list yang telah anda buat dengan nama yang anda inginkan.
Setelah list yang anda buat tersimpan anda bisa langsung memasukkan field ke dokumen. Misalnya pada gambar berikut bagian yang di blok warna biru adalah bagian yang akan diganti dengan field Tujuan_Surat. Klik tab Mailings, pilih Insert Merge Field lalu klik nama field yang telah anda buat tadi.
Maka tampilannya akan menjadi seperti berikut ini, teks Tujuan_Surat merupakan field yang nantinya akan diganti dengan address list yang telah dibuat tadi.
Untuk menyelesaikan dan lanjut dengan memasukkan list address ke field tadi, masih pada tab Mailings klik Finis & Merge lalu pilih sesuai keinginan anda. Edit Individual Eocuments... untuk membuat dokumen baru dengan semua field telah dimasukkan, Print Documents... mencetak dokumen dengan field diganti dengan list address, dan Send E-mail Messages... yaitu mengganti field dengan list address kemudian mengirimnya ke alamat email.
Namun jika address list yang anda gunakan sangat banyak, anda dapat menggunakan Microsoft Excel sebagai database dari list tersebut. Untuk menggunakan Excel pada mail merge silahkan pelajari lebih lanjut.
Sekian dari saya, jika ada pertanyaan, saran maupun kritik, sampaikan di kotak komentar dibagian paling bawah halaman ini atau melalui page Contact. Terima kasih
Tidak ada komentar :
Komentar yang menyertakan link aktif, iklan, atau titip link, akan dimasukan ke folder SPAM.
Untuk pertanyaan di luar topik artikel silahkan kik OOT (apabila dipertanyakan di sini, mohon maaf apabila tidak dibalas).