Menggunakan Mail Marge Microsoft Word dengan Bantuan Excel

Sebagai tindak lanjut dari artikel Cara Membuat Surat Massal di Microsoft Word 2007, disini saya akan menjelaskan pada kasus dimana jika list address yang ingin ditambahkan jumlahnya sangat banyak atau data-data yang akan dimasukkan terlalu lama jika ditulis pada address list word. Solusinya yaitu menggunakan Microsoft Excel.

Untuk memulai, pertama-tama siapkan data dalam microsoft excel dengan baris pertama diisi dengan judul field dan baris kedua dan seterusnya diisi dengan datanya. Misal pada gambar berikut ini, pada baris pertama saya mengisi nama dan alamat, kemudian dibawahnya adalah data yang saya contohkan dengan nama 1 dan seterusnya.

Setelah itu simpan dokumen excel tersebut. Lanjutkan dengan membuka file surat yang akan diperbanyak. Kemudian klik tab Mailings pilih Select Recipents lalu pilih Use Existing List... 

Setelah itu akan muncul jendela open file, buka file excel yang telah anda simpan sebelumnya, dalam hal ini saya menyimpan file excel yang akan dijadikan database dengan nama "My Database", buka file anda.

Setelah itu akan muncul jendela Select Table, pilih lokasi worksheet tempat anda menulis data tadi, klik sheetnya lalu pilih OK.

Setelah anda yakin bahwa data yang anda masukkan dalam dokumen excel sebelumnya telah lengkap, lalu masukkan field pada dokumen surat anda pada tab Mailings klik Insert Merge Field lalu pilih field yang akan anda tambahkan sesuai tempatnya.

Sekian dari saya, jika ada pertanyaan, saran maupun kritik, sampaikan di kotak komentar dibagian paling bawah halaman ini atau melalui page Contact. Terima kasih

Cara Membuat Surat Massal di Microsoft Word 2007

Dalam hal surat-menyurat mungkin sudah menjadi hal yang sangat akrab di telinga kita, saat ini proses persuratan telah di dominasi menggunakan peralatan canggih seperti komputer.

Seringkali seorang sekretaris dihadapkan dengan masalah mengirim surat dengan tujuan yang sangat banyak, misalnya surat undangan. Oleh karena itu untuk mempermudah pembuatan surat tersebut, Microsoft Office menyediakan fitur dimana anda dapat membuat dokumen dengan mengganti bagian khusus dari bagian dokumen tersebut. Contoh ketika anda ingin membuat surat undangan, anda dapat membuat cukup 1 surat kemudian membuat daftar nama yang akan diundang lalu semua nama tersebut akan dimasukkan secara otomatis.

Benarkah? Bagaimana caranya?

Pertama-tama buka dokumen yang akan anda buat secara massal. Disini saya mengambil contoh dokumen sampul amplop surat. Setelah dokumen terbuka buka tab Mailings kemudian pilih Select Recipents lalu klik Type New List....

Kemudian akan muncul jendela New Address List langsung klik Customize Columns... dan akan muncul jendela Cusomize Address List, hapus semua Field Names hingga tersisa satu field saja.

Setelah tersisa satu field, rename field tersebut sesuai keinginan anda lalu klik OK.

Lalu akan kembali ke jendela New Address List, pada kolom Tujuan Surat silahkan tambah dengan nama tujuan surat tersebut, sebagai contoh pada gambar berikut saya isi dengan Nama 1, Nama 2 dan Nama 3.

Kemudian akan muncul jendela untuk menyimpan, simpan address list yang telah anda buat dengan nama yang anda inginkan.

Setelah list yang anda buat tersimpan anda bisa langsung memasukkan field ke dokumen. Misalnya pada gambar berikut bagian yang di blok warna biru adalah bagian yang akan diganti dengan field Tujuan_Surat. Klik tab Mailings, pilih Insert Merge Field lalu klik nama field yang telah anda buat tadi.

Maka tampilannya akan menjadi seperti berikut ini, teks Tujuan_Surat merupakan field yang nantinya akan diganti dengan address list yang telah dibuat tadi.

Untuk menyelesaikan dan lanjut dengan memasukkan list address ke field tadi, masih pada tab Mailings klik Finis & Merge lalu pilih sesuai keinginan anda. Edit Individual Eocuments... untuk membuat dokumen baru dengan semua field telah dimasukkan, Print Documents... mencetak dokumen dengan field diganti dengan list address, dan Send E-mail Messages... yaitu mengganti field dengan list address kemudian mengirimnya ke alamat email.

Namun jika address list yang anda gunakan sangat banyak, anda dapat menggunakan Microsoft Excel sebagai database dari list tersebut. Untuk menggunakan Excel pada mail merge silahkan pelajari lebih lanjut.

Sekian dari saya, jika ada pertanyaan, saran maupun kritik, sampaikan di kotak komentar dibagian paling bawah halaman ini atau melalui page Contact. Terima kasih

Cara Konfigurasi Email (Yahoo atau Gmail) di Microsoft Outlook 2007

Microsoft Outlook atau Microsoft Office Outlook adalah program manager informasi pribadi dari Microsoft yang merupakan bagian dari Microsoft Office. Biasanya Outlook digunakan untuk mengirim dan membaca electronic mail (email), namun juga terdapat beberapa fitur lain yang terdapat didalamnya yaitu jurnal, catatan, dan jadwal kerja.
Namun penggunaan Outlook memiliki satu kelemahan, yaitu banyaknya celah keamanan dalam Outlook dapat mempermudah penyebaran Computer Worm (sejenis virus komputer yang menyebar melalui email). Tetapi hal itu bisa dicegah dengan tersedianya antivirus yang memiliki kemampuan Email Protection. Seperti, Bitdefender, Kaspersky, Webroots, Norton, ESET, AVG, G Data, Avira, Vipre atau Trend Micro Titanium.

Lalu bagaimana cara konfigurasi email Yahoo atau Gmail di Microsoft Outlook 2007?

Jika belum pernah buka Program Outlook.

Pertama-tama buka program Microsoft Office Outlook di

Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Outlook 2007.

Jika belum pernah dibuka sama sekali, maka akan muncul tampilan awal Ms. Outlook. Klik Next, kemudian muncul opsi Yes and No pilih Yes dan klik Next.

Memulai Outlook.

Jika ini bukan pertama kalinya anda membuka program outlook di komputer anda, maka ketika dibuka pilih Tools kemudian pilih Account Settings....

Klik New... pilih opsi Microsoft Exchanged, POP3, IMAP, or HTTP dan klik Next.

Pada jendela Add New E-mail Account isi data yang diperlukan. Setelah semua terisi, beri centang pada opsi Manually configure server setting or additional server types lalu klik Next.

Kemudian pilih Internet E-mail dan klik Next.

Selanjutnya mengatur Internet E-mail setting, isi data yang diperlukan dengan benar.

1. Your Name : Isi dengan nama lengkap anda.
2. E-mail Address : Isi dengan alamat email yang akan anda konfigurasikan ke outlook.
3. Pada account type pilih POP3
4. Incoming mail server : Isi sesuai server email anda.
5. Outgoing mail server (SMTP) : Isi sesuai server email anda.
6. User name : Isi dengan mail anda (tanpa mengikutsertakan "@contoh.com")
7. Password : Isi dengan password yang ingin anda gunakan untuk login di Ms. Outlook nanti.

Lalu centang opsi Require logon using Secure Password Authentication (SPA) dan klik More Settings ....

Yahoo :
Incoming Mail Server : pop.mail.yahoo.com
Outgoing Mail Server (SMTP) : smtp.mail.yahoo.com

Gmail :
Incoming Mail Server : pop.gmail.com
Outgoing Mail Server (SMTP) : smtp.gmail.com

Pada jendela Internet E-mail Settings pilih tab Outgoing Server, centang My outgoing server (SMTP) requires authentication, dan pilih pada opsi Use same setting as my incoming mail server.

Selanjutnya klik tab Advance.

Untuk pengaturan Gmail.

Centang pada opsi This server requires and encrypted connection (SSL) dan untuk Encrypted connection pilih SSL.
Incoming server (POP3): 995.
Outgoing server (SMTP): 465.
Kemudian klik OK.

Selanjutnya buka Gmail untuk mengatur setting POP Mail.
Klik ikon setting yang ada disudut kanan atas dibawah foto profil akun Google anda, kemudian pilih Setelan (Settings dalam bahasa Inggris).

Setelah terbuka, pilih tab Penerusan dan POP/IMAP (Forwarding and POP/IMAP dalam bahasa Inggris).

Pilih opsi Aktifkan POP untuk semua email (termasuk email yang telah diunduh) atau dalam bahasa Inggris Enabled POP for all mail (even mail that's already been downloaded).

Lalu klik Simpan/Save.

Untuk pengaturan Yahoo.

Centang pada opsi This server requires and encrypted connection (SSL) dan untuk Encrypted connection pilih Auto.
Incoming server (POP3): 995.
Outgoing server (SMTP): 587.
Kemudian klik OK.

Setelah itu, klik Test Account Settings ... untuk mengetahui apakah semua setting tadi dapat berjalan dengan baik. Jika terjadi kegagalan tes, periksa kembali pengaturan setting e-mail.
Klik Close lalu klik Next.

Sekarang e-mail anda telah berhasil dikonfigurasi ke Microsoft Office Outlook 2007, anda bisa menerima, membaca dan mengirim e-mail melalui Outlook

Sekian dari Hadi, jika ada pertanyaan, saran maupun kritik, sampaikan di kotak komentar dibagian paling bawah halaman ini atau melalui page Contact. Terima kasih